プライバシーポリシー

第1条　基本方針・適用範囲

株式会社木苺（以下「当社」といいます。）は、個人情報の保護に関する法律その他の適用法令およびガイドラインを遵守し、個人情報の適正な取得・利用・保管・管理に努めます。

本ポリシーは、当社が提供する「きいちご議事録」（自社サーバー版およびマネージド型を含みます。）に関するWebサイト、お問い合わせ、申し込み、契約、決済、ライセンス管理、サポート等に適用されます。法人のお客様がその従業員や会議参加者の情報を取り扱う際は、当該法人の責任および適用される契約条件も関係します。

第2条　取得する情報

当社は、サービス提供に必要な範囲で、次の情報を取得する場合があります。

買い切り版のプログラム・ライセンスキーの送付にあたり、納品先メールアドレス、注文番号、ダウンロードリンクの発行・利用状況等を取り扱う場合があります。解約後の再契約を申請される場合は、契約の識別情報、申請者の連絡先、希望プラン、再契約に必要な決済情報および手続履歴を取得することがあります。

• 契約・連絡に関する情報：会社名、部署名、担当者名、氏名、メールアドレス、電話番号、請求先、契約内容、問い合わせ・サポート内容。
• 利用・技術情報：ライセンスキーの発行・利用状況、システムへのアクセス日時、IPアドレス、ブラウザー・端末情報、エラー情報など、当社の提供する仕組みにおいて実際に取得される情報。
• 決済に関する情報：決済状況、取引識別子、請求額、支払日時その他決済事業者から通知される取引管理上の情報。
• マネージド型でお預かりする情報：お客様がサービスに登録・アップロードした録音、録画、発言内容、文字起こし、議事録、添付資料、利用者アカウント等のうち、提供環境で取り扱う情報。

録音・録画・議事録には、発言者等を識別できる情報や、場合によっては要配慮個人情報が含まれることがあります。お客様には、録音・録画および当該情報の取り扱いについて、適用法令に基づき必要な通知・同意取得等を行っていただく必要があります。

解約申請時には、ライセンスID、申請者である管理者のメールアドレス、任意で入力された解約理由を取得することがあります。管理者が利用者への解約通知を選択した場合は、通知対象者の氏名およびメールアドレスを、通知に必要な範囲で取り扱います。

第3条　利用目的

当社は、取得した個人情報を以下の目的に必要な範囲で利用します。

プログラムZIP等の納品、ダウンロードリンクの発行・送信、納品に関する障害対応、再契約申請の受付・確認および継続利用に関する案内にも使用します。

1. お問い合わせ、資料請求、相談、お申し込みへの対応
2. 本人・契約内容の確認、契約締結、ライセンスキーの発行・送付・管理
3. サービス提供、アカウント管理、保守、障害調査、サポート
4. 利用料金の請求、決済確認、会計・税務上必要な処理
5. 不正利用、セキュリティインシデントの検知・調査・防止
6. メンテナンス、利用規約・仕様変更、セキュリティに関する重要事項の連絡
7. 法令遵守、問い合わせ・苦情・紛争への対応および権利の保全
8. 個人を特定しない統計的な利用状況の把握とサービス改善

当社は、会議の内容そのものを、広告配信、第三者への販売または汎用的なAIモデルの学習のために、契約上の根拠や必要な同意なく利用しません。外部AIサービス等との連携がある場合の送信先、送信内容および条件は、当該機能の案内・契約条件等で別途明示する必要があります。

解約申請の受付・確認、契約終了処理、管理者および管理者が通知を指定した利用者への解約確定・完了の連絡にも利用します。これらの情報は、通知以外の用途に無制限に転用するものではなく、法令・契約および必要な記録管理に従い取り扱います。

解約申請の取消しを受け付ける際には、契約・ライセンスの識別情報、管理者の連絡先、申請履歴および取消しの処理結果を、本人確認、契約継続、誤処理の防止および通知のために取り扱います。

第4条　議事録・録音・録画等のデータの取り扱い

1．自社サーバー版

自社サーバー版において、お客様が自ら管理するサーバーに保存する録音・録画・文字起こし・議事録等の本文データは、通常のサービス利用に伴って当社へ自動送信されるものではありません。ただし、お客様がサポートのために明示的に送信・共有する場合、または別途導入する外部連携機能等を利用する場合は、その送信・共有の範囲に応じた取り扱いとなります。

自社サーバー内のアクセス権限、バックアップ、保持期間、削除および第三者との共有は、原則としてお客様による管理の対象です。

2．マネージド型

マネージド型で当社がお預かりする録音・録画・文字起こし・議事録等は、お客様との契約に基づくサービス提供、保守、障害対応、セキュリティ確保および契約上認められた目的に限り取り扱います。

当社による内容へのアクセスは、業務上の必要性や権限に応じて制限する方針とし、委託先を利用する場合も適切な監督を行います。個々の提供環境の保存先、アクセス条件、バックアップ、AI等の外部連携については、契約・サービス仕様に従います。

第5条　決済情報の取り扱い

オンライン決済にはStripeを利用します。カード番号等の決済認証情報は、原則としてStripeの決済画面・仕組みで取り扱われ、当社はカード番号全体やセキュリティコードを自社で保存しません。当社は、契約・入金管理に必要な決済結果、取引識別子、請求情報等を受領する場合があります。

Stripeによる個人情報の取り扱いについては、Stripeのプライバシーポリシーをご確認ください。

買い切り版のご契約では、電子契約サービス「DocuSign」を利用します。契約書の作成・署名のため、会社名、お名前、メールアドレス、所在地、電話番号、署名の記録（日時・IPアドレス等）が、DocuSignに提供・保管されます。署名済みの契約書は、当社でも保管します。

第6条　第三者提供・業務委託

当社は、本人の同意がある場合、法令に基づく場合その他個人情報保護法により認められる場合を除き、個人データを第三者に提供しません。

決済処理、メール配信、サーバー運用、保守・サポート等の業務を外部に委託する場合、利用目的の達成に必要な範囲で情報を取り扱わせ、委託先を適切に選定・監督します。法令上、委託に伴う提供が第三者提供に該当しない場合があります。

事業の承継等に伴う取り扱いその他法令に規定されたケースについても、適用される法令に従います。

第7条　国外での取り扱い

委託先やクラウドサービス等の利用により、日本国外で個人データが保存または取り扱われる場合があります。当社は、実際のデータの取り扱い状況を確認し、外国にある第三者への提供に関して本人の同意、情報提供、相当措置の確保等が必要な場合には、適用法令に従って対応します。具体的な国・地域や委託先等については、契約内容や提供形態に応じてお問い合わせ窓口でご案内します。

第8条　安全管理措置

当社は、取り扱う情報の性質・規模およびリスクに応じ、漏えい、滅失、毀損および不正アクセス等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な管理領域は以下のとおりです。

• 組織的管理：責任・権限の明確化、取り扱い状況の確認、事故時の連絡・対応体制。
• 人的管理：関係者への守秘義務の周知と必要な教育・監督。
• 物理的管理：情報を取り扱う端末や記録媒体の適正管理。
• 技術的管理：アクセス制御、認証、通信・保管時の保護、脆弱性や不正アクセスへの対策。
• 外部委託管理：委託先の安全管理状況の確認と必要な監督。

安全上公開に適さない事項を除き、保有個人データの安全管理措置の具体的な内容について、本人からの求めに応じて法令に従いご案内します。

第9条　保存期間・バックアップ・削除

当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、契約上必要な期間、または法令上保存が求められる期間に限り保管し、保存の必要がなくなった情報については、法令・契約および運用上の条件に従って適切な削除または匿名化等を行います。

具体的な保存期間、解約後の削除時期およびバックアップからの消去予定については、ご契約の内容・提供環境に応じてご案内します。

第10条　Cookie・アクセスログ等

本サービスのWebサイトや関連システムでは、動作維持、セキュリティ対策、ログイン状態の管理等のために、Cookieまたはアクセスログ等を取り扱う場合があります。Cookieの利用はブラウザーの設定で制限できる場合がありますが、一部機能に影響する可能性があります。

アクセス解析、広告計測等の第三者ツールを追加する場合には、実際の利用状況に応じて必要な説明、告知および同意取得等を行います。

第11条　保有個人データの開示等の請求

本人または法令上認められる代理人は、当社の保有個人データについて、利用目的の通知、開示（第三者提供記録の開示を含みます。）、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止等を、法令の定める範囲で請求できます。

ご希望の場合は、末尾のお問い合わせ窓口まで、請求内容とご連絡先をお知らせください。当社は、本人確認や代理権確認に必要な情報の提出をお願いする場合があります。法令に従い調査・回答し、請求に応じられない場合には、その理由を可能な範囲でご説明します。

利用目的の通知または開示について法令上認められる手数料を設定する場合は、請求を受け付ける際に事前にご案内します。なお、当社が保有個人データとして開示等を行う権限を持たない、お客様管理下の情報については、お客様の管理者へのご相談をお願いすることがあります。

第12条　漏えい等への対応

個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事案が発生し、またはそのおそれを把握した場合、当社は状況を確認し、被害の拡大防止、原因調査、再発防止等に努めます。法令上必要な場合は、個人情報保護委員会への報告および本人への通知等を行います。

第13条　本ポリシーの改定

当社は、法令改正、サービス内容の変更、情報の取り扱い方法の変更等に応じて本ポリシーを見直すことがあります。改定後の内容は本ページに掲載し、法令上別途の同意や通知が必要な場合は適切な方法で対応します。

第14条　事業者情報・お問い合わせ窓口

お問い合わせの際は、個人情報の不必要な記載や、議事録・音声ファイル等の不用意な添付をお控えください。必要な情報の受け渡し方法は、個別にご案内します。